Përmbledhje e pozitës
Kjo pozitë mbulon administrimin e recepsionit dhe ofron asistencë administrative të përditshme për kompaninë. Qëllimi është të sigurohet mbarëvajtja e takimeve, vizitave, hapësirave të punës dhe kërkesave operative të stafit.
Detyrat kryesore
- Mirëpret dhe udhëzon vizitorët, klientët, partnerët dhe furnitorët që vijnë në kompani.
- Administron telefonatat, korrespondencën dhe komunikimet e përgjithshme të recepsionit.
- Planifikon dhe bashkërendon mbledhjet, duke përfshirë rezervimin dhe përgatitjen e sallave të takimeve.
- Mirëmban dhe përditëson kalendarin e takimeve, si edhe vizitat e furnitorëve, partnerëve dhe personave të jashtëm.
- Bashkërendon punën me departamentin e HR për të qenë e njoftuar për hyrjet dhe daljet e stafit, punonjësit e rinj, largimet dhe ndryshimet e tjera organizative që ndikojnë në veprimtarinë e përditshme.
- I jep mbështetje administrative departamentit të HR për detyra të caktuara, kur kërkohet.
- Koordinon rezervimet e udhëtimeve të stafit, duke përfshirë bileta avioni, hotele, transferta dhe elementë të tjerë të udhëtimit, në bashkëpunim me personat ose departamentet përkatëse.
- OrganizON rezervime për dreka, darka dhe takime pune me klientë, partnerë, furnitorë ose staf.
- Koordinon pritjen e vizitorëve të kompanisë dhe, kur kërkohet, rregullon hotelin, transportin ose axhendën e vizitës.
- Mban të përditësuar informacionin lidhur me aktivitetet kryesore administrative dhe organizative të kompanisë.
- Menaxhon dhe koordinon korrespondencën hyrëse e dalëse, postën dhe dërgesat përmes korrierit.
- RuAN kontaktet e nevojshme të furnitorëve dhe ofruesve të shërbimeve administrative.
- Ndjek nevojat e recepsionit, sallave të mbledhjeve dhe hapësirave të përbashkëta, duke raportuar dhe koordinuar plotësimin e tyre.
- Ndihmon në përgatitjen e eventeve të brendshme, takimeve të stafit, trajnimeve dhe aktiviteteve të kompanisë.
- Kryen edhe detyra të tjera administrative të ngjashme, të caktuara nga eprori dhe në përputhje me natyrën e pozitës.
Kualifikimet
- Kërkohen aftësi shumë të mira komunikimi dhe paraqitje profesionale.
- Duhet të ketë aftësi të theksuara organizative dhe kapacitet për të menaxhuar disa detyra njëkohësisht.
- Kandidatja duhet të jetë korrekte, diskrete dhe e kujdesshme në trajtimin e informacionit konfidencial.
- Nevojiten njohuri të mira të paketës Microsoft Office/Outlook.
- Vlerësohet njohja e mirë e gjuhës angleze dhe italiane.
Përmbledhje e pozitës
Kjo pozitë mbulon administrimin e recepsionit dhe ofron asistencë administrative të përditshme për kompaninë. Qëllimi është të sigurohet mbarëvajtja e takimeve, vizitave, hapësirave të punës dhe kërkesave operative të stafit.
Detyrat kryesore
- Mirëpret dhe udhëzon vizitorët, klientët, partnerët dhe furnitorët që vijnë në kompani.
- Administron telefonatat, korrespondencën dhe komunikimet e përgjithshme të recepsionit.
- Planifikon dhe bashkërendon mbledhjet, duke përfshirë rezervimin dhe përgatitjen e sallave të takimeve.
- Mirëmban dhe përditëson kalendarin e takimeve, si edhe vizitat e furnitorëve, partnerëve dhe personave të jashtëm.
- Bashkërendon punën me departamentin e HR për të qenë e njoftuar për hyrjet dhe daljet e stafit, punonjësit e rinj, largimet dhe ndryshimet e tjera organizative që ndikojnë në veprimtarinë e përditshme.
- I jep mbështetje administrative departamentit të HR për detyra të caktuara, kur kërkohet.
- Koordinon rezervimet e udhëtimeve të stafit, duke përfshirë bileta avioni, hotele, transferta dhe elementë të tjerë të udhëtimit, në bashkëpunim me personat ose departamentet përkatëse.
- OrganizON rezervime për dreka, darka dhe takime pune me klientë, partnerë, furnitorë ose staf.
- Koordinon pritjen e vizitorëve të kompanisë dhe, kur kërkohet, rregullon hotelin, transportin ose axhendën e vizitës.
- Mban të përditësuar informacionin lidhur me aktivitetet kryesore administrative dhe organizative të kompanisë.
- Menaxhon dhe koordinon korrespondencën hyrëse e dalëse, postën dhe dërgesat përmes korrierit.
- RuAN kontaktet e nevojshme të furnitorëve dhe ofruesve të shërbimeve administrative.
- Ndjek nevojat e recepsionit, sallave të mbledhjeve dhe hapësirave të përbashkëta, duke raportuar dhe koordinuar plotësimin e tyre.
- Ndihmon në përgatitjen e eventeve të brendshme, takimeve të stafit, trajnimeve dhe aktiviteteve të kompanisë.
- Kryen edhe detyra të tjera administrative të ngjashme, të caktuara nga eprori dhe në përputhje me natyrën e pozitës.
Kualifikimet
- Kërkohen aftësi shumë të mira komunikimi dhe paraqitje profesionale.
- Duhet të ketë aftësi të theksuara organizative dhe kapacitet për të menaxhuar disa detyra njëkohësisht.
- Kandidatja duhet të jetë korrekte, diskrete dhe e kujdesshme në trajtimin e informacionit konfidencial.
- Nevojiten njohuri të mira të paketës Microsoft Office/Outlook.
- Vlerësohet njohja e mirë e gjuhës angleze dhe italiane.
