Përshkrimi
ProCert sh.p.k po kërkon një Specialist/e Administrate dhe Dokumentacioni.
Pagë progresive në varësi të performancës
Detyrat
Përgjegjësitë kryesore
- Regjistron dhe administron kërkesat për certifikim.
- Krijon, përditëson dhe arkivon dosjet e klientëve në platformat online.
- Verifikon nga ana administrative dokumentacionin para dhe pas auditimit.
- Harton dhe dërgon kontrata, programe, njoftime dhe certifikata.
- Administron regjistrat e certifikatave, afateve dhe auditiveve mbikëqyrëse.
- Informon me kohë për auditimet, rinovimet dhe dokumentacionin që mungon.
- Siguron ruajtjen e dokumenteve dhe të dhënave konfidenciale.
- Ofron mbështetje administrative gjatë auditiveve të certifikimit.
- Regjistron ankesat, apelimet dhe moskonformitetet, pa marrë vendime teknike në mënyrë të pavarur.
Kualifikimet
Kriteret:
Arsimi
- Kërkohet diplomë universitare; përparësi kanë studimet në administrim biznesi, menaxhim, ekonomiks, juridik, shkenca sociale ose drejtime të përafërta.
- Nevojiten njohuri bazë mbi sistemet e menaxhimit; njohja e sistemeve të certifikimit konsiderohet avantazh.
Përvoja:
- Preferohen të paktën 1–2 vjet përvojë në administratë, menaxhim dokumentacioni ose shërbim ndaj klientit, megjithatë mund të konsiderohen edhe kandidatë pa përvojë pune.
Aftësitë teknike:
- Njohuri shumë të mira në përdorimin e Word-it, Excel-it, Outlook-ut dhe skedarëve PDF.
- Aftësi për administrimin e regjistrave, kontratave, aplikimeve, raporteve të auditimit dhe certifikatave.
- Njohuri mbi kodimin, arkivimin dhe kontrollin e versioneve të dokumenteve.
- Aftësi për hartimin pa gabime të shkresave dhe komunikimeve zyrtare.
- Zotërim shumë i mirë i gjuhës shqipe dhe angleze.
- Njohja e terminologjisë së standardeve ISO vlerësohet si avantazh.
Aftësitë personale:
- Saktësi e lartë dhe vëmendje e veçantë ndaj detajeve.
- Aftësi organizative dhe respektim i afateve.
- Komunikim profesional me klientë, auditues dhe institucione.
- Diskrecion dhe aftësi për të ruajtur konfidencialitetin.
- Aftësi për të trajtuar disa dosje njëkohësisht.
- Qetësi dhe sjellje profesionale në periudhat me ngarkesë të lartë.
- Gatishmëri për të ndjekur procedurat pa ndërmarrë ndryshime të paautorizuara.
Përshkrimi
ProCert sh.p.k po kërkon një Specialist/e Administrate dhe Dokumentacioni.
Pagë progresive në varësi të performancës
Detyrat
Përgjegjësitë kryesore
- Regjistron dhe administron kërkesat për certifikim.
- Krijon, përditëson dhe arkivon dosjet e klientëve në platformat online.
- Verifikon nga ana administrative dokumentacionin para dhe pas auditimit.
- Harton dhe dërgon kontrata, programe, njoftime dhe certifikata.
- Administron regjistrat e certifikatave, afateve dhe auditiveve mbikëqyrëse.
- Informon me kohë për auditimet, rinovimet dhe dokumentacionin që mungon.
- Siguron ruajtjen e dokumenteve dhe të dhënave konfidenciale.
- Ofron mbështetje administrative gjatë auditiveve të certifikimit.
- Regjistron ankesat, apelimet dhe moskonformitetet, pa marrë vendime teknike në mënyrë të pavarur.
Kualifikimet
Kriteret:
Arsimi
- Kërkohet diplomë universitare; përparësi kanë studimet në administrim biznesi, menaxhim, ekonomiks, juridik, shkenca sociale ose drejtime të përafërta.
- Nevojiten njohuri bazë mbi sistemet e menaxhimit; njohja e sistemeve të certifikimit konsiderohet avantazh.
Përvoja:
- Preferohen të paktën 1–2 vjet përvojë në administratë, menaxhim dokumentacioni ose shërbim ndaj klientit, megjithatë mund të konsiderohen edhe kandidatë pa përvojë pune.
Aftësitë teknike:
- Njohuri shumë të mira në përdorimin e Word-it, Excel-it, Outlook-ut dhe skedarëve PDF.
- Aftësi për administrimin e regjistrave, kontratave, aplikimeve, raporteve të auditimit dhe certifikatave.
- Njohuri mbi kodimin, arkivimin dhe kontrollin e versioneve të dokumenteve.
- Aftësi për hartimin pa gabime të shkresave dhe komunikimeve zyrtare.
- Zotërim shumë i mirë i gjuhës shqipe dhe angleze.
- Njohja e terminologjisë së standardeve ISO vlerësohet si avantazh.
Aftësitë personale:
- Saktësi e lartë dhe vëmendje e veçantë ndaj detajeve.
- Aftësi organizative dhe respektim i afateve.
- Komunikim profesional me klientë, auditues dhe institucione.
- Diskrecion dhe aftësi për të ruajtur konfidencialitetin.
- Aftësi për të trajtuar disa dosje njëkohësisht.
- Qetësi dhe sjellje profesionale në periudhat me ngarkesë të lartë.
- Gatishmëri për të ndjekur procedurat pa ndërmarrë ndryshime të paautorizuara.