Përshkrimi i rolit
Departamenti: Departamenti i Ndërtimit
Raportimi: Drejtori i Projektit
PËRMBLEDHJE E PËRGJITHSHME
Koordinatori i Kontrollit të Dokumenteve dhe Procedurave ka përgjegjësi për administrimin e dokumentacionit të projektit, korrespondencës, regjistrave, rishikimeve dhe procedurave të kontrolluara. Ai kujdeset që informacioni të jetë i plotë, i përditësuar dhe i gjurmueshëm, si dhe i aksesueshëm nga përdoruesit e autorizuar.
SYNIMI I POZICIONIT
Ky rol synon mirëmbajtjen e një sistemi funksional për kontrollin e dokumenteve që lidhen me projektimin, prokurimin, ndërtimin, QA/QC, HSE, kolaudimin dhe dorëzimin. Gjithashtu, kontribuon në zbatimin e njëtrajtshëm të procedurave të Shoqërisë dhe të projektit.
Detyrat kryesore
Përgjegjësitë e përgjithshme të rolit
- Vë në zbatim dhe mban funksional sistemin e miratuar për kontrollin dhe arkivimin elektronik e fizik të dokumentacionit.
- Merret me pranimin, verifikimin, regjistrimin, shpërndarjen, transmetimin, sistemimin dhe arkivimin e dokumenteve dhe korrespondencës hyrëse e dalëse të projektit.
- Respekton kërkesat e miratuara lidhur me numërtimin, emërtimin, rishikimin, statusin, shpërndarjen dhe konfidencialitetin e dokumenteve.
- Mban të përditësuar Regjistrin Kryesor të Dokumenteve, bashkë me regjistrat e nevojshëm për vizatimet, dorëzimet, RFI-të, korrespondencën, detyrat nga takimet, procedurat dhe dokumentacionin e dorëzimit.
- Ndjek afatet për shqyrtim dhe miratim, kërkon përgjigjet e prapambetura dhe njofton Drejtorin e Projektit për vonesat.
- Kujdeset që në përdorim të jenë vetëm versionet aktuale të miratuara të dokumenteve, ndërsa ato të zëvendësuara të dallohen qartë dhe të tërhiqen.
- U ofron mbështetje përdoruesve të autorizuar, siguron mbrojtjen e informacionit konfidencial dhe gjurmueshmërinë për auditim, si dhe realizon detyra të tjera të caktuara brenda fushës së rolit.
Përgjegjësitë e posaçme
ADMINISTRIMI I KONTROLLIT TË DOKUMENTEVE
- Verifikon identifikimin, rishikimin, statusin, datën dhe dëshminë e miratimit të dokumenteve; përgatit e lëshon fletëtransmetimet dhe dokumenton të gjithë historikun e shqyrtimit.
- Bashkërendon qarkullimin e dokumenteve mes ekipeve të projektimit, prokurimit, kontratave, ndërtimit, QA/QC, HSE, mbikëqyrjes dhe kolaudimit.
ADMINISTRIMI I KONTROLLIT TË PROCEDURAVE
- Përditëson Regjistrin e Procedurave me të dhënat për zotëruesin e dokumentit, shqyrtuesin, miratuesin, rishikimin, datën e hyrjes në fuqi, datën e rishikimit dhe statusin.
- Bashkërendon hartimin, miratimin, nxjerrjen, rishikimin, shpërndarjen dhe tërheqjen e procedurave, udhëzimeve të punës, modeleve dhe formularëve.
PËRGATITJA E RAPORTEVE DHE DORËZIMI
- Harton periodikisht raporte mbi kontrollin e dokumenteve, duke pasqyruar dorëzimet, shqyrtimet e vonuara, gjendjen e regjistrave dhe detyrat ende të papërfunduara.
- Realizon auditime në intervale periodike dhe bashkërendon përgatitjen e dosjes së dorëzimit, e cila përfshin vizatimet as-built, manualet e operimit dhe mirëmbajtjes, certifikatat, garancitë, lejet dhe dokumentet e mbylljes.
Kualifikimet e nevojshme
ARSIMIMI DHE PËRVOJA
- Kërkohet diplomë Bachelor në inxhinieri, menaxhim ndërtimi, administrim biznesi, menaxhim informacioni ose një drejtim të përafërt.
- Nevojiten minimumi 3-5 vjet përvojë në kontroll dokumentacioni; përparësi ka përvoja në projekte ndërtimi, inxhinierike apo zhvillimi të pasurive të paluajtshme.
- Kërkohet përvojë në përdorimin e regjistrave të dokumenteve, fletëtransmetimeve, kontrollit të rishikimeve, korrespondencës së projektit, procedurave dhe dokumentacionit të dorëzimit.
- Nevojiten njohuri praktike për dokumentacionin e ndërtimit, regjistrat QA/QC dhe HSE, si edhe për proceset e shqyrtimit dhe miratimit në projekt.
KOMPETENCAT KRYESORE
- Kërkohen aftësi të zhvilluara organizimi, punë e saktë, kujdes ndaj hollësive dhe ndjekje e vazhdueshme e detyrave.
- Nevojitet zotërim i mirë i Microsoft Office, i regjistrave në Excel dhe i sistemeve elektronike për menaxhimin e dokumenteve (EDMS/CDE).
- Kërkohet aftësi për të interpretuar kodet e vizatimeve, disiplinat, rishikimet, statuset e dokumenteve dhe mënyrën e organizimit të arkivit të projektit.
- Nevojitet komunikim i qartë, si me shkrim ashtu edhe me gojë, në shqip dhe anglisht.
- Kërkohen integritet në punë, respektim i konfidencialitetit dhe aftësi për të përballuar afatet dhe sasi të mëdha dokumentacioni.
Dokumentet e kërkuara
