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Für alle Veranstaltungen gibt es ein bewährtes Playbook. Deine Verantwortung besteht darin, dieses System in jeder Stadt, über alle Formate hinweg und auch bei steigendem Volumen reibungslos umzusetzen – gemeinsam mit einem Team, das du leitest. Die inhaltliche Agenda sowie die Speaker werden nicht von dir verantwortet, sondern kommen aus der Community.

Der Anspruch lautet dabei „Unreasonable Hospitality“: Vermeidbare Fehler dürfen nicht vorkommen, das ist Grundvoraussetzung. Ziel ist es, Abende zu schaffen, an denen sich Gäste, Hosts und Assistenzen besser betreut fühlen, als sie es erwarten würden. Diesen Anspruch setzt du vor allem über drei Bereiche um: die Wahl passender Locations, die Auswahl der Menschen, die vor Ort als Assistenzen auftreten, und die Standards des Gastgeberverhaltens während der Events. Die wichtigste Kennzahl bleibt dennoch operativ und klar messbar: „kritische Fehler pro Woche“ mit dem Ziel „null“. Kritisch sind zum Beispiel fehlende Materialien am Veranstaltungstag, eine 7 Tage vorher noch nicht final bestätigte Location oder eine Assistenz, die 48 Stunden vorher noch nicht gebrieft wurde. Herausragende Event-Erlebnisse entstehen nur dann, wenn das operative Fundament stabil ist.

DEINE AUFGABEN

• Du trägst die End-to-End-Verantwortung für die operative Qualität von rund 250 Events pro Jahr über alle Formate hinweg und stellst sicher, dass die Qualität auch bei wachsendem Volumen erhalten bleibt.
• Im Bereich Locations übernimmst du Scouting, Auswahl, Briefing, Buchung und Verhandlung der Konditionen. Dabei entscheidest du nicht nur nach Preis und Verfügbarkeit, sondern auch danach, wie sich der Abend für die Gäste anfühlt. Zusätzlich verantwortest du einen sauberen und verifizierten Eventkalender für alle Städte.
• Du führst ein Team aus der Distanz: etwa 20 Event-Assistenzen in den jeweiligen Event-Städten sowie derzeit zwei Back-Office-Assistenzen in deinem Büro in Pristina. Du wählst Assistenzen nach ihrem Hospitality-Instinkt aus, nicht nur nach Verfügbarkeit, begleitest ihr Onboarding, schulst sie fortlaufend und setzt Verträge, Standards und Qualitätsregeln konsequent durch.
• Du übernimmst die Verantwortung für das Betriebssystem aus Event-Standards, Checklisten und ClickUp-Templates. Gastgeberverhalten etablierst du als trainierbaren Standard, entwickelst das Playbook aktiv weiter und vereinfachst Prozesse radikal, indem du Schritte ohne erkennbaren Nutzen für Gäste entfernst.
• AI-gestützte Abläufe entwickelst du selbst, etwa für Briefings, die Verifikation von Kalendern und Checklisten, Reporting und Team-Kommunikation mit Tools wie Claude oder ChatGPT. Der Fokus liegt darauf, 250+ Events zuverlässig abzuwickeln, ohne dass das Team im gleichen Maß wachsen muss.
• Neue Formate setzt du operativ als Pilotprojekte um, bringst Konzepte verlässlich in die Umsetzung und überführst die gewonnenen Erkenntnisse wieder in das Playbook.
• Du bist die proaktive operative Kontaktperson für interne Mitarbeitende, Hosts und Facilitators – telefonisch und direkt. Statt auf Anfragen zu warten, meldest du dich frühzeitig selbst, erkennst Risiken rechtzeitig und eskalierst diese sofort.
• Bei kurzfristigen Änderungen, etwa bei Absagen von Locations oder Krankheitsfällen, handelst du auch am Abend eines laufenden Eventtags ruhig und lösungsorientiert.
• Du wertest Event-Fragebögen und Reports aus, leitest daraus Maßnahmen ab und sorgst dafür, dass die Erkenntnisse mit Hosts, Locations und dem internen Team rückgekoppelt werden.

WIE ERFOLG NACH 6 MONATEN AUSSIEHT

• Sämtliche Pre-Event-Checks sind 7 Tage vor jedem Event abgeschlossen, unabhängig davon, ob es sich um ein Forum, einen Roundtable oder einen Company Visit handelt.
• Mindestens 90 Prozent der Events laufen über den Standardprozess, ohne dass jemand zusätzlich eingreifen muss.
• 95 Prozent der Hosts bewerten die operative Umsetzung mit 9 von 10 Punkten oder höher.
• Die Flagship-Events werden operativ genauso verlässlich umgesetzt wie ein kleines Frühstücksformat.
• Gäste und Hosts berichten von sich aus über Momente, in denen das Team vorausschauend gehandelt hat, noch bevor überhaupt eine Nachfrage nötig war.
• Pro Event sind mindestens zwei manuelle Prozessschritte durch von dir entwickelte Automatisierungen ersetzt worden.

Die ersten 6 Monate stehen im Zeichen der sicheren Beherrschung der Grundlagen in großem Maßstab. Danach erweitert sich dein Verantwortungsbereich mit dem Wachstum des Unternehmens um neue Städte, zusätzliche Formate und weitergehende Automatisierung.

FÜR WEN DIE ROLLE NICHT PASST

• Die Position ist nicht geeignet für Menschen, die kreative Eventkonzepte, Bühnenproduktion oder Marketing-Aktivierungen suchen. Im Mittelpunkt steht operative Exzellenz, nicht kreative Konzeption.
• Wer tägliche Anleitung braucht oder darauf wartet, dass Aufgaben zugeteilt werden, passt nicht zu dieser Rolle. Es gibt klare Ziele, ein erprobtes Playbook und Rückhalt, aber die operative Führung liegt eigenständig bei dir.
• Die Stelle ist nicht für Personen gedacht, die Probleme lieber allein lösen, statt ein Team mithilfe guter Prozesse zu befähigen. Gesucht werden Systembauer und keine Einzelkämpfer.
• Wenn es schwerfällt, unangenehme Themen anzusprechen – etwa Konsequenzen gegenüber einer Assistenz, Nachverhandlungen mit einer Location oder ein klares Nein gegenüber Kolleginnen und Kollegen – ist die Rolle weniger passend.
• Wer unstrukturiert arbeitet oder bei zehn parallel laufenden Events schnell den Überblick verliert, wird in dieser Position nicht erfolgreich sein. Die Arbeit basiert auf Checklisten, klaren Prioritäten und sauberer Dokumentation.
• Auch für Menschen, die jeden Tag garantiert um 17 Uhr abschalten möchten, ist die Stelle nicht ideal. Die meisten Abende bleiben frei, an Eventtagen wird jedoch Erreichbarkeit erwartet, wenn akute Themen auftreten.

YOUR PROFILE

• Du verfügst über mehrjährige operative Führungserfahrung in einem anspruchsvollen Service-Umfeld. Besonders vorteilhaft ist ein Hintergrund in der 4- oder 5-Sterne-Hotellerie, etwa in Bankett, F&B oder Veranstaltungsbetrieb, oder in vergleichbaren Premium-Event-Operations.
• Du hast echte Freude daran, Menschen einen perfekten Abend zu ermöglichen, auch wenn du selbst dabei nicht sichtbar im Mittelpunkt stehst. Wenn dir „Unreasonable Hospitality“ von Will Guidara bekannt ist oder du diesen Anspruch bereits gelebt hast, ist das ein zusätzlicher Pluspunkt.
• Du hast bereits Menschen geführt, auch remote oder standortübergreifend, und weißt, wie man ein verteiltes Team schult, brieft und auf gemeinsame Standards verpflichtet.
• Tenacity gehört zu deinem Arbeitsstil: Du bringst Aufgaben konsequent zu Ende und lässt offene Punkte nicht ruhen, bevor sie wirklich abgeschlossen sind.
• Du bist ausgesprochen belastbar. Da unsere Events am Abend stattfinden, bleibst du in kritischen Situationen ruhig statt hektisch. Kurzfristige Probleme löst du souverän und hältst anschließend fest, welche Änderungen nötig sind, damit sich dieselben Probleme nicht wiederholen.
• Du verhandelst sicher, sei es bei Konditionen mit Locations, bei Vereinbarungen mit Assistenzen oder bei klaren Absprachen mit Dienstleistern.
• Du hältst Standards auch dann zuverlässig ein, wenn niemand zusieht, und bleibst unter Druck ruhig, schnell und präzise.
• Der Umgang mit digitalen Tools fällt dir leicht, etwa mit Projektmanagement-Software wie ClickUp oder Asana, Tabellen und geteilten Kalendern, und du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.
• Du arbeitest AI-native: Tools wie Claude, ChatGPT oder Gemini gehören zu deinem Alltag, und du hast damit bereits eigene Prozesse automatisiert oder möchtest genau das umsetzen.
• Du beherrschst Deutsch und Englisch schriftlich wie mündlich auf mindestens C1-Niveau und bist sicher in Rechtschreibung und Grammatik.
• Mehrmalige Reisen pro Jahr zu Events und Firmentreffen ins Ausland sind für dich möglich.

BENEFITS

WAS DU BEKOMMST

• Von Beginn an erhältst du echte Ownership: ein eigenes Team, ein eigenes System und einen direkten Draht zum Head of Community Product ohne zusätzliche Hierarchieebenen.
• Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch der Umfang deiner Rolle. Mehr Events, mehr Formate und mehr Städte bedeuten zugleich mehr Verantwortung und eine steigende Vergütung.
• Du wirkst aktiv daran mit, den Standort in Pristina und insbesondere das Event-Team dort weiter aufzubauen.
• Dich erwartet ein Team aus A-Playern, in dem gegenseitige Unterstützung selbstverständlich ist.

Dokumentet e kërkuara

• Lebenslauf
• Antwort auf die Screening-Frage in 5 bis 10 Sätzen, in der ein Moment beschrieben wird, in dem du ein Event gerettet oder einem Gast einen unerwartet positiven Moment geschaffen hast, einschließlich einer Erklärung, was du konkret getan hast.
• 2-3 Referenzen von vorherigen Vorgesetzten für kurze Gespräche im späteren Prozess.

Für alle Veranstaltungen gibt es ein bewährtes Playbook. Deine Verantwortung besteht darin, dieses System in jeder Stadt, über alle Formate hinweg und auch bei steigendem Volumen reibungslos umzusetzen – gemeinsam mit einem Team, das du leitest. Die inhaltliche Agenda sowie die Speaker werden nicht von dir verantwortet, sondern kommen aus der Community.

Der Anspruch lautet dabei „Unreasonable Hospitality“: Vermeidbare Fehler dürfen nicht vorkommen, das ist Grundvoraussetzung. Ziel ist es, Abende zu schaffen, an denen sich Gäste, Hosts und Assistenzen besser betreut fühlen, als sie es erwarten würden. Diesen Anspruch setzt du vor allem über drei Bereiche um: die Wahl passender Locations, die Auswahl der Menschen, die vor Ort als Assistenzen auftreten, und die Standards des Gastgeberverhaltens während der Events. Die wichtigste Kennzahl bleibt dennoch operativ und klar messbar: „kritische Fehler pro Woche“ mit dem Ziel „null“. Kritisch sind zum Beispiel fehlende Materialien am Veranstaltungstag, eine 7 Tage vorher noch nicht final bestätigte Location oder eine Assistenz, die 48 Stunden vorher noch nicht gebrieft wurde. Herausragende Event-Erlebnisse entstehen nur dann, wenn das operative Fundament stabil ist.

DEINE AUFGABEN

• Du trägst die End-to-End-Verantwortung für die operative Qualität von rund 250 Events pro Jahr über alle Formate hinweg und stellst sicher, dass die Qualität auch bei wachsendem Volumen erhalten bleibt.
• Im Bereich Locations übernimmst du Scouting, Auswahl, Briefing, Buchung und Verhandlung der Konditionen. Dabei entscheidest du nicht nur nach Preis und Verfügbarkeit, sondern auch danach, wie sich der Abend für die Gäste anfühlt. Zusätzlich verantwortest du einen sauberen und verifizierten Eventkalender für alle Städte.
• Du führst ein Team aus der Distanz: etwa 20 Event-Assistenzen in den jeweiligen Event-Städten sowie derzeit zwei Back-Office-Assistenzen in deinem Büro in Pristina. Du wählst Assistenzen nach ihrem Hospitality-Instinkt aus, nicht nur nach Verfügbarkeit, begleitest ihr Onboarding, schulst sie fortlaufend und setzt Verträge, Standards und Qualitätsregeln konsequent durch.
• Du übernimmst die Verantwortung für das Betriebssystem aus Event-Standards, Checklisten und ClickUp-Templates. Gastgeberverhalten etablierst du als trainierbaren Standard, entwickelst das Playbook aktiv weiter und vereinfachst Prozesse radikal, indem du Schritte ohne erkennbaren Nutzen für Gäste entfernst.
• AI-gestützte Abläufe entwickelst du selbst, etwa für Briefings, die Verifikation von Kalendern und Checklisten, Reporting und Team-Kommunikation mit Tools wie Claude oder ChatGPT. Der Fokus liegt darauf, 250+ Events zuverlässig abzuwickeln, ohne dass das Team im gleichen Maß wachsen muss.
• Neue Formate setzt du operativ als Pilotprojekte um, bringst Konzepte verlässlich in die Umsetzung und überführst die gewonnenen Erkenntnisse wieder in das Playbook.
• Du bist die proaktive operative Kontaktperson für interne Mitarbeitende, Hosts und Facilitators – telefonisch und direkt. Statt auf Anfragen zu warten, meldest du dich frühzeitig selbst, erkennst Risiken rechtzeitig und eskalierst diese sofort.
• Bei kurzfristigen Änderungen, etwa bei Absagen von Locations oder Krankheitsfällen, handelst du auch am Abend eines laufenden Eventtags ruhig und lösungsorientiert.
• Du wertest Event-Fragebögen und Reports aus, leitest daraus Maßnahmen ab und sorgst dafür, dass die Erkenntnisse mit Hosts, Locations und dem internen Team rückgekoppelt werden.

WIE ERFOLG NACH 6 MONATEN AUSSIEHT

• Sämtliche Pre-Event-Checks sind 7 Tage vor jedem Event abgeschlossen, unabhängig davon, ob es sich um ein Forum, einen Roundtable oder einen Company Visit handelt.
• Mindestens 90 Prozent der Events laufen über den Standardprozess, ohne dass jemand zusätzlich eingreifen muss.
• 95 Prozent der Hosts bewerten die operative Umsetzung mit 9 von 10 Punkten oder höher.
• Die Flagship-Events werden operativ genauso verlässlich umgesetzt wie ein kleines Frühstücksformat.
• Gäste und Hosts berichten von sich aus über Momente, in denen das Team vorausschauend gehandelt hat, noch bevor überhaupt eine Nachfrage nötig war.
• Pro Event sind mindestens zwei manuelle Prozessschritte durch von dir entwickelte Automatisierungen ersetzt worden.

Die ersten 6 Monate stehen im Zeichen der sicheren Beherrschung der Grundlagen in großem Maßstab. Danach erweitert sich dein Verantwortungsbereich mit dem Wachstum des Unternehmens um neue Städte, zusätzliche Formate und weitergehende Automatisierung.

FÜR WEN DIE ROLLE NICHT PASST

• Die Position ist nicht geeignet für Menschen, die kreative Eventkonzepte, Bühnenproduktion oder Marketing-Aktivierungen suchen. Im Mittelpunkt steht operative Exzellenz, nicht kreative Konzeption.
• Wer tägliche Anleitung braucht oder darauf wartet, dass Aufgaben zugeteilt werden, passt nicht zu dieser Rolle. Es gibt klare Ziele, ein erprobtes Playbook und Rückhalt, aber die operative Führung liegt eigenständig bei dir.
• Die Stelle ist nicht für Personen gedacht, die Probleme lieber allein lösen, statt ein Team mithilfe guter Prozesse zu befähigen. Gesucht werden Systembauer und keine Einzelkämpfer.
• Wenn es schwerfällt, unangenehme Themen anzusprechen – etwa Konsequenzen gegenüber einer Assistenz, Nachverhandlungen mit einer Location oder ein klares Nein gegenüber Kolleginnen und Kollegen – ist die Rolle weniger passend.
• Wer unstrukturiert arbeitet oder bei zehn parallel laufenden Events schnell den Überblick verliert, wird in dieser Position nicht erfolgreich sein. Die Arbeit basiert auf Checklisten, klaren Prioritäten und sauberer Dokumentation.
• Auch für Menschen, die jeden Tag garantiert um 17 Uhr abschalten möchten, ist die Stelle nicht ideal. Die meisten Abende bleiben frei, an Eventtagen wird jedoch Erreichbarkeit erwartet, wenn akute Themen auftreten.

YOUR PROFILE

• Du verfügst über mehrjährige operative Führungserfahrung in einem anspruchsvollen Service-Umfeld. Besonders vorteilhaft ist ein Hintergrund in der 4- oder 5-Sterne-Hotellerie, etwa in Bankett, F&B oder Veranstaltungsbetrieb, oder in vergleichbaren Premium-Event-Operations.
• Du hast echte Freude daran, Menschen einen perfekten Abend zu ermöglichen, auch wenn du selbst dabei nicht sichtbar im Mittelpunkt stehst. Wenn dir „Unreasonable Hospitality“ von Will Guidara bekannt ist oder du diesen Anspruch bereits gelebt hast, ist das ein zusätzlicher Pluspunkt.
• Du hast bereits Menschen geführt, auch remote oder standortübergreifend, und weißt, wie man ein verteiltes Team schult, brieft und auf gemeinsame Standards verpflichtet.
• Tenacity gehört zu deinem Arbeitsstil: Du bringst Aufgaben konsequent zu Ende und lässt offene Punkte nicht ruhen, bevor sie wirklich abgeschlossen sind.
• Du bist ausgesprochen belastbar. Da unsere Events am Abend stattfinden, bleibst du in kritischen Situationen ruhig statt hektisch. Kurzfristige Probleme löst du souverän und hältst anschließend fest, welche Änderungen nötig sind, damit sich dieselben Probleme nicht wiederholen.
• Du verhandelst sicher, sei es bei Konditionen mit Locations, bei Vereinbarungen mit Assistenzen oder bei klaren Absprachen mit Dienstleistern.
• Du hältst Standards auch dann zuverlässig ein, wenn niemand zusieht, und bleibst unter Druck ruhig, schnell und präzise.
• Der Umgang mit digitalen Tools fällt dir leicht, etwa mit Projektmanagement-Software wie ClickUp oder Asana, Tabellen und geteilten Kalendern, und du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.
• Du arbeitest AI-native: Tools wie Claude, ChatGPT oder Gemini gehören zu deinem Alltag, und du hast damit bereits eigene Prozesse automatisiert oder möchtest genau das umsetzen.
• Du beherrschst Deutsch und Englisch schriftlich wie mündlich auf mindestens C1-Niveau und bist sicher in Rechtschreibung und Grammatik.
• Mehrmalige Reisen pro Jahr zu Events und Firmentreffen ins Ausland sind für dich möglich.

BENEFITS

WAS DU BEKOMMST

• Von Beginn an erhältst du echte Ownership: ein eigenes Team, ein eigenes System und einen direkten Draht zum Head of Community Product ohne zusätzliche Hierarchieebenen.
• Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch der Umfang deiner Rolle. Mehr Events, mehr Formate und mehr Städte bedeuten zugleich mehr Verantwortung und eine steigende Vergütung.
• Du wirkst aktiv daran mit, den Standort in Pristina und insbesondere das Event-Team dort weiter aufzubauen.
• Dich erwartet ein Team aus A-Playern, in dem gegenseitige Unterstützung selbstverständlich ist.

Dokumentet e kërkuara

• Lebenslauf
• Antwort auf die Screening-Frage in 5 bis 10 Sätzen, in der ein Moment beschrieben wird, in dem du ein Event gerettet oder einem Gast einen unerwartet positiven Moment geschaffen hast, einschließlich einer Erklärung, was du konkret getan hast.
• 2-3 Referenzen von vorherigen Vorgesetzten für kurze Gespräche im späteren Prozess.