Sekretare administrate

Kompania: Arlis Construction
Departamenti: Administrim & Burime Njerëzore
Vendodhja: Kompleksi “Square 21”, Tiranë

Përmbledhja e pozicionit:
Pozicioni i sekretares kryen funksion ndihmës në mbarëvajtjen e punës së administratës, mirëpret dhe informon bashkëpunëtorët ose i orienton ata në departamentin e nevojshëm. Menaxhon zyrën, protokollin hyrës e dalës, kancelaritë dhe porositë e ndryshme. Asiston Drejtorin Ekzekutiv dhe ofron suport në të gjitha proceset e Zyrës së CEO-s, duke përfshirë organizimin e takimeve, përpilimin e minutave të takimit dhe ndjekjen e tyre. Shërben si pikë kontakti për persona të brendshëm dhe të jashtëm, mban dokumentacionin e kompanisë dhe kujdeset për protokollin hyrës dhe dalës.

Detyrat dhe përgjegjësitë:

• Organizon dhe menaxhon punët e zyrës.
• Menaxhon dhe kryen porositë kancelarike.
• Organizon dhe menaxhon porosi të ndryshme për zyrën duke mbajtur procesverbale.
• Mban protokollin hyrës dhe dalës, arkivon në mënyrë të rregullt dokumentacionin.
• Menaxhon postën elektronike zyrtare të shoqërisë.
• Organizon mbledhjet e punës, në rast se i kërkohet.
• Mirëpret dhe shoqëron klientët ose bashkëpunëtorët në departamentin e kërkuar prej tyre.
• Menaxhon dhe kryen dërgesat postare, në rast se i kërkohet.
• Kujdeset për mirëmbajtjen e zyrës duke monitoruar produktet dhe personelin sanitar.
• Çdo punë tjetër që mund t'i kërkohet.

Detyra organizative:

• Menaxhon kalendarin e CEO-s, organizon takime dhe mbledhje me drejtuesit e kompanisë, si dhe azhornon CEO-n për ndryshimet në axhendë.
• Përgatit axhendat, njofton pjesëmarrësit për vendndodhjen dhe orarin, siguron dorëzimin paraprak të materialeve prezantuese, mban minutat e takimit dhe i ndjek ato deri në finalizim.
• Suporton CEO-n në mbledhjen e materialit të nevojshëm nga stafi drejtues.
• Suporton në hartimin/editimin e raporteve dhe shkresave dhe kujdeset për dërgimin e tyre te personat/institucionet përkatëse.
• Trajton materiale dhe dokumenta konfidenciale në mënyrë profesionale.
• Përgjigjet për rezervimin e udhëtimeve, rregullimin e transportit dhe logjistikën për udhëtimet e CEO-s.
• Kryen kërkime dhe analizim informacioni në emër të CEO-s, përfshirë tendencat e tregut dhe informacion mbi konkurrencën.
• Pret dhe përcjell vizitorë të huaj duke siguruar logjistikën dhe akomodimin e tyre.
• Pret telefonatat hyrëse në mungesë të recepsionit, jep informacionin e duhur dhe i përcjell te destinacioni përkatës.

Detyra administrative:

• Kujdeset për ndarjen dhe sistemimin e dokumenteve të kompanisë sipas departamenteve dhe projekteve.
• Vendos në dispozicion të punonjësve dokumentacionin e nevojshëm për shfrytëzim.
• Protokollon dokumentacionin hyrës dhe dalës sipas procedurës së protokollimit.
• Suporton stafin për dorëzimin e dokumenteve në arkivë.
• Suporton stafin në protokollimin dhe arkivimin e dokumenteve në SharePoint.
• Menaxhon dokumentacionet hyrëse dhe dalëse në dosje, të shoqëruara me indeksin përkatës.
• Zhvillon dhe formaton dokumente të ndryshme dhe asiston në përgatitjen e materialeve të prezantimit të kompanisë.
• Skanson kontratat dhe i vendos në intranet sipas natyrës së tyre.
• Përkthen dokumentet sipas kërkesës dhe me cilësinë e kërkuar.
• Sigurohet që dokumentacioni i sjellë për firmë tek CEO të ketë relacionin shoqërues të firmosur nga palët.

Kualifikimet:

• Të ketë përfunduar studimet e larta, e preferueshme në shkenca sociale.
• Preferohet eksperiencë e ngjashme pune.
• Njohje e mirë e paketës Office 365 (Word, Excel).
• Njohje e mirë e një gjuhe të huaj, e preferueshme gjuha angleze.
• Të jetë e përgjegjshme, korrekte dhe me etikë të lartë profesionale.
• Komunikim i shkëlqyer me klientët dhe kolegët.
• Të jetë e besueshme dhe me integritet.
• Dëshirë për të punuar dhe për të mësuar.

Edukimi:

• Diplomë universiteti në Administrim Biznesi/Shkenca Sociale ose fushë të ngjashme.

Kualifikime të tjera:

• Përvoja: Preferohet 1-2 vite në rolin e asistentit ekzekutiv me njohuri profesionale në administrim.
• Aftësitë teknike: Aftësi të mira në Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dhe përvojë me Outlook, Microsoft Teams, Zoom etj.
• Aftësitë e komunikimit: Aftësi të forta me shkrim dhe verbal; njohje shumë e mirë e gjuhës angleze.
• Aftësitë organizative: Shumë i organizuar dhe i aftë për të menaxhuar detyra dhe prioritete të shumta.
• Menaxhimi i kohës: Aftësi për të menaxhuar kohën në mënyrë efektive dhe për të përmbushur afatet.
• Përshtatshmëria: Aftësi për t'u përshtatur me ndryshimin e prioriteteve dhe për të marrë përsipër detyra të reja.
• Konfidencialiteti: Të ruajë konfidencialitetin e informacionit të kompanisë dhe zyrës së CEO-s.
• Profesionalizmi: Sjellje dhe komunikim profesional.

Dokumentet e kërkuara:

• CV

Shënime:

• Do të thirren për intervistë vetëm personat që plotësojnë kushtet e mësipërme dhe të gjithë të intervistuarit do të kenë një feedback nga Departamenti i Burimeve Njerëzore.
• Të gjitha aplikimet do të trajtohen me konfidencialitet të plotë sipas ligjit Nr. 9887, datë 10.03.2008 i ndryshuar, për "Mbrojtjen e të Dhënave Personale".